Trong thời đại số hóa hiện nay, website đã trở thành một tài sản quan trọng của mọi doanh nghiệp và cá nhân. Tuy nhiên, việc sở hữu một website chỉ là bước đầu tiên, điều thực sự quyết định thành công là cách bạn quản trị và vận hành nó. Quản trị website không đơn giản chỉ là cập nhật nội dung, mà là một hệ thống hoạt động phức tạp đòi hỏi kiến thức chuyên môn và quy trình chặt chẽ. Vậy quản trị website là gì và quản trị website như nào cho đúng, cùng Peak Agency đi tìm hiểu trong bài viết này nhé!
Mục lục bài viết
Quản trị website là gì?
Quản trị website là một khái niệm toàn diện bao gồm tất cả các hoạt động cần thiết để duy trì, phát triển và tối ưu hóa hiệu suất của một trang web. Điều này không chỉ đơn thuần là việc cập nhật nội dung, mà còn bao gồm việc đảm bảo tính bảo mật, hiệu suất kỹ thuật, trải nghiệm người dùng và khả năng hiển thị trên các công cụ tìm kiếm.
So với các khái niệm tương tự, quản trị website có phạm vi rộng hơn nhiều so với phát triển web hay thiết kế web. Phát triển web tập trung vào việc xây dựng tính năng và cấu trúc kỹ thuật, trong khi thiết kế web chủ yếu quan tâm đến giao diện và trải nghiệm thị giác. Quản trị website bao trùm cả hai khía cạnh này và mở rộng sang các lĩnh vực như bảo mật, tối ưu hóa công cụ tìm kiếm, phân tích dữ liệu và chiến lược nội dung.
Khác biệt giữa Quản trị website, Quản trị web và Người quản lý web
Trong thực tế, ba thuật ngữ này thường được sử dụng một cách nhầm lẫn, tuy nhiên mỗi khái niệm có những đặc điểm riêng biệt:
| Tiêu chí | Quản trị website | Quản trị web | Người quản lý web |
| Vai trò | Quy trình toàn diện | Hoạt động kỹ thuật | Vị trí công việc |
| Nhiệm vụ | Chiến lược + Thực thi | Kỹ thuật + Bảo trì | Điều phối + Giám sát |
| Kỹ năng yêu cầu | Đa lĩnh vực | Kỹ thuật chuyên sâu | Quản lý + Kỹ thuật |
| Đối tượng phù hợp | Doanh nghiệp/Cá nhân | Chuyên gia công nghệ thông tin | Quản lý dự án |
Sự khác biệt về phạm vi công việc thể hiện rõ nhất ở chỗ quản trị website bao gồm cả khía cạnh chiến lược và thực thi, từ việc lập kế hoạch nội dung đến phân tích hiệu quả tiếp thị. Quản trị web tập trung nhiều hơn vào các khía cạnh kỹ thuật như quản lý máy chủ, cơ sở dữ liệu và bảo mật hệ thống. Người quản lý web thường là một vị trí cụ thể trong tổ chức, chịu trách nhiệm điều phối các hoạt động và đảm bảo website đáp ứng được mục tiêu kinh doanh.
Lợi ích của việc quản trị website chuyên nghiệp
Thống kê từ Google cho thấy 53% người dùng di động sẽ rời khỏi trang web nếu thời gian tải trang vượt quá 3 giây. Điều này có nghĩa là nếu không quản trị website hiệu quả, doanh nghiệp có thể mất hơn một nửa khách hàng tiềm năng chỉ vì vấn đề kỹ thuật đơn giản. Hậu quả của việc quản trị kém không chỉ dừng lại ở việc mất khách hàng mà còn ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu và vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Bảo mật webiste tốt
Bảo mật website tốt giúp tránh thiệt hại từ tấn công mạng, một vấn đề đang ngày càng trở nên nghiêm trọng. Chi phí trung bình để khắc phục hậu quả của một cuộc tấn công mạng đối với doanh nghiệp nhỏ là 5 tỷ đồng, theo báo cáo của công ty bảo mật IBM. Con số này bao gồm việc khôi phục dữ liệu, bồi thường khách hàng, chi phí pháp lý và mất uy tín thương hiệu. Trong khi đó, việc đầu tư vào hệ thống bảo mật website chuyên nghiệp chỉ tốn khoảng 2-5% con số này mỗi năm. Lợi tức đầu tư trong trường hợp này có thể lên đến 2000%.
Trải nghiệm người dùng tốt
Trải nghiệm người dùng tốt có thể tăng tỷ lệ chuyển đổi từ 20-30%. Nghiên cứu của công ty tư vấn Forrester cho thấy cải thiện trải nghiệm người dùng có thể tăng tỷ lệ chuyển đổi từ 20-30%. Một website được tối ưu hóa tốt với điều hướng rõ ràng, tốc độ tải nhanh và thiết kế thích ứng có thể mang lại lợi tức đầu tư lên đến 300% trong năm đầu tiên. Điều này đặc biệt quan trọng trong thị trường Việt Nam, nơi người tiêu dùng ngày càng khó tính và có nhiều lựa chọn.
Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO)
Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm mang lại lợi ích tăng lưu lượng tự nhiên 40-60%. Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm là kênh tiếp thị có chi phí thấp nhất nhưng hiệu quả lâu dài. Các website được quản trị tốt với nội dung chất lượng và kỹ thuật tối ưu hóa chuẩn có thể tăng lưu lượng tự nhiên từ 40-60% trong 6-12 tháng đầu. Chi phí để có được một người truy cập từ tối ưu hóa công cụ tìm kiếm chỉ bằng 1/10 so với quảng cáo trả phí, và hiệu quả kéo dài lâu hơn nhiều.
Xây dựng thương hiệu uy tín
Xây dựng thương hiệu uy tín thông qua website chuyên nghiệp giúp tăng độ tin cậy khách hàng đáng kể. Website được quản trị chuyên nghiệp với nội dung cập nhật thường xuyên, bảo mật tốt và trải nghiệm mượt mà sẽ tạo được lòng tin với khách hàng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ cần xây dựng uy tín trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt, từ đó tăng giá trị khách hàng trọn đời lên 25-40%.
Các công việc của quản trị webiste
Quản lý kỹ thuật
Quản lý kỹ thuật là xương sống của toàn bộ hệ thống website, đòi hỏi sự chú ý đặc biệt đến các chi tiết quan trọng để đảm bảo website hoạt động ổn định 24/7.
- Quản lý hosting bao gồm việc theo dõi tài nguyên sử dụng như băng thông, dung lượng lưu trữ và tải xử lý.
- Gia hạn tên miền là một nhiệm vụ quan trọng thường bị bỏ quên, nhưng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng nếu website bị hết hạn.
- Sao lưu dữ liệu cần tuân theo nguyên tắc 3-2-1: 3 bản sao lưu, 2 phương tiện lưu trữ khác nhau, và 1 bản lưu trữ ở vị trí khác.
- Tối ưu hóa hiệu suất website bao gồm việc nén hình ảnh, thu nhỏ tệp CSS và JavaScript, sử dụng mạng phân phối nội dung và bộ nhớ đệm hiệu quả.
Quản lý nội dung
Lập kế hoạch nội dung là bước đầu tiên trong quy trình quản lý nội dung hiệu quả. Cần tạo ra lịch nội dung chi tiết với chủ đề, từ khóa mục tiêu, người viết và thời hạn rõ ràng.
- Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm trên trang đòi hỏi việc nghiên cứu từ khóa kỹ lưỡng, tối ưu hóa thẻ tiêu đề, mô tả meta, cấu trúc tiêu đề và liên kết nội bộ. Mỗi trang cần có một từ khóa chính và 3-5 từ khóa phụ được phân bổ hợp lý trong nội dung.
- Kiểm soát chất lượng nội dung cần có quy trình xem xét nghiêm ngặt với danh sách kiểm tra bao gồm ngữ pháp, kiểm tra sự thật, tuân thủ tối ưu hóa công cụ tìm kiếm và tính nhất quán về giọng điệu thương hiệu.
- Quản lý hình ảnh và đa phương tiện đòi hỏi việc tối ưu hóa kích thước tệp, sử dụng định dạng phù hợp (WebP cho web), và đảm bảo văn bản thay thế cho khả năng tiếp cận.
Bảo mật website
Triển khai chứng chỉ bảo mật SSL/TLS là yêu cầu cơ bản để mã hóa dữ liệu truyền tải giữa máy chủ và máy khách. Ngoài HTTPS, cần cấu hình các tiêu đề bảo mật như Bảo mật Truyền tải Nghiêm ngặt HTTP, Chính sách Bảo mật Nội dung, và X-Frame-Options để tăng cường bảo mật.
- Quét bảo mật định kỳ cần được thực hiện hàng tuần với các công cụ chuyên dụng. Việc phát hiện phần mềm độc hại cần được tự động hóa với cảnh báo thời gian thực khi phát hiện mã độc.
- Quản lý quyền người dùng theo nguyên tắc “ít đặc quyền nhất” – chỉ cấp quyền tối thiểu cần thiết cho từng vai trò. Cần thường xuyên xem xét và thu hồi quyền truy cập của những người dùng không còn làm việc
- Mật khẩu mạnh đòi hỏi tối thiểu 12 ký tự với sự kết hợp của chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt. Xác thực hai yếu tố cần được bắt buộc cho tất cả tài khoản quản trị.
Trải nghiệm người dùng
Tối ưu hóa hành trình người dùng đòi hỏi việc phân tích hành vi người dùng thông qua bản đồ nhiệt và ghi lại phiên người dùng. Cần xác định các điểm nghẽn trong quy trình chuyển đổi và tối ưu hóa để giảm ma sát. Đặc biệt quan trọng là việc thiết kế quy trình mua hàng đơn giản và rõ ràng, phù hợp với thói quen mua sắm của người Việt Nam.
Thiết kế ưu tiên thiết bị di động là bắt buộc khi 60% lưu lượng truy cập đến từ thiết bị di động. Website cần responsive hoàn toàn với giao diện thân thiện với cảm ứng và tải nhanh trên mạng di động. Đặc biệt cần chú ý đến việc tối ưu hóa cho các thiết bị Android phổ biến tại Việt Nam.
Đo lường hiệu quả
Google Analytics 4 cần được thiết lập với mục tiêu và theo dõi chuyển đổi chi tiết. Các chỉ số hiệu suất quan trọng bao gồm phiên, lượt xem trang, tỷ lệ thoát, thời lượng phiên trung bình và tỷ lệ chuyển đổi. Cần tạo báo cáo tùy chỉnh và cảnh báo tự động cho các chỉ số quan trọng để có thể phản ứng kịp thời với các thay đổi.
Google Search Console cung cấp hiểu biết sâu sắc về hiệu suất tối ưu hóa công cụ tìm kiếm với dữ liệu về xếp hạng từ khóa, tỷ lệ nhấp chuột và lỗi thu thập dữ liệu. Cần thường xuyên theo dõi các chỉ số Web quan trọng và vấn đề khả năng sử dụng di động, đặc biệt quan trọng khi Google ưu tiên chỉ mục di động
Người làm quản trị website cần có kỹ năng gì?
Người làm quản trị website phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau, từ bảo trì đến tối ưu hóa trang web, đòi hỏi sự thành thạo trong nhiều kỹ năng để hoàn thành tốt công việc. Dưới đây là những kỹ năng quan trọng mà Peak Agency đã chọn lọc.
Thành thạo HTML
Quản trị viên web cần thực hiện các công việc liên quan đến phát triển trang web, vì vậy việc nắm vững HTML cơ bản là rất cần thiết. Nếu bạn sử dụng WordPress, việc tìm hiểu các plugin và tận dụng các công cụ, nền tảng hỗ trợ sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Những mẹo nhỏ này không chỉ giúp công việc trở nên dễ dàng mà còn giảm thiểu sự nhàm chán khi phải lặp lại các nhiệm vụ.
Hiểu về UX/UI website
Đối với một nhà quản trị web, hiểu biết về UX (trải nghiệm người dùng) và UI (giao diện người dùng) của trang web là điều không thể thiếu. Mặc dù bạn không cần phải chuyên sâu về thiết kế đồ họa, nhưng việc nắm bắt những kiến thức cơ bản sẽ giúp nâng cao chất lượng công việc. Kỹ năng thiết kế và chỉnh sửa hình ảnh cũng là một phần quan trọng trong nhiệm vụ của bạn.
Tối ưu công cụ tìm kiếm (SEO)
Kỹ năng SEO đóng vai trò thiết yếu trong việc cải thiện thứ hạng của trang web trên các công cụ tìm kiếm. Hiểu rõ cách sản xuất nội dung để tránh bị phạt bởi các thuật toán là điều vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, việc đạt được thứ hạng mong muốn đôi khi còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau.
Sử dụng công cụ thiết kế đồ họa
Thiết kế web là một phần quan trọng trong công việc của nhà quản trị website. Dù không nhất thiết phải am hiểu sâu về thiết kế đồ họa, việc nắm vững các nguyên tắc cơ bản sẽ giúp nâng cao chất lượng công việc. Kỹ năng thiết kế và chỉnh sửa hình ảnh là yếu tố không thể thiếu, góp phần tạo nên sự chuyên nghiệp và hấp dẫn cho website.
Chiến lược nội dung
Chiến lược nội dung đóng vai trò cốt lõi trong công việc quản trị web, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc thu hút khách hàng. Từ tiếp thị, tư vấn cho đến giải thích sản phẩm/dịch vụ, tất cả đều nằm trong chiến lược nội dung. Đây chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp tạo dựng mối quan hệ chuyên nghiệp và chăm sóc khách hàng một cách toàn diện.
Kỹ năng viết
Khả năng viết là một lợi thế lớn khi đội ngũ của bạn thiếu nhân lực hoặc tài nguyên. Kỹ năng này giúp bạn tạo ra nội dung hấp dẫn, đồng thời hỗ trợ sao chép và phát triển các chiến dịch truyền thông xã hội một cách hiệu quả.
Một số công cụ giúp quản trị website dễ dàng hơn
Nền tảng quản lý nội dung
WordPress dẫn đầu với 43% thị phần toàn cầu, phù hợp cho mọi loại website từ blog cá nhân đến trang thương mại điện tử lớn. Ưu điểm bao gồm cộng đồng phát triển mạnh mẽ, hàng nghìn plugin và giao diện miễn phí, chi phí thấp (từ 2-5 triệu/năm). Nhược điểm là cần bảo trì thường xuyên và có thể bị tấn công nếu không cập nhật.
Công cụ phân tích
Google Analytics 4 miễn phí và mạnh mẽ, cung cấp thông tin chi tiết về hành vi người dùng. Hotjar giúp hiểu hành vi người dùng thông qua bản đồ nhiệt và ghi lại phiên, chi phí từ 1-15 triệu/tháng. Adobe Analytics dành cho doanh nghiệp lớn với chi phí từ 100 triệu/năm.
Công cụ bảo mật
Sucuri cung cấp giải pháp bảo mật toàn diện với tường lửa ứng dụng web, quét mã độc và dịch vụ dọn dẹp khi bị tấn công. Chi phí từ 6-30 triệu/năm tùy mức độ bảo vệ. Wordfence là plugin bảo mật phổ biến cho WordPress với phiên bản miễn phí mạnh mẽ và phiên bản premium từ 2.5 triệu/năm.
Công cụ sao lưu
UpdraftPlus là plugin sao lưu phổ biến cho WordPress với phiên bản miễn phí và premium từ 1.5 triệu/năm. BackupBuddy cung cấp sao lưu tự động và khôi phục dễ dàng với chi phí từ 2 triệu/năm. Các dịch vụ cloud như Google Drive và Dropbox cũng được sử dụng rộng rãi.
Công cụ hiệu suất
GTMetrix và PageSpeed Insights của Google miễn phí và cung cấp phân tích chi tiết về tốc độ tải trang. Pingdom cung cấp giám sát thời gian hoạt động với chi phí từ 350.000 đồng/tháng. CloudFlare cung cấp CDN miễn phí với các tính năng nâng cao từ 500.000 đồng/tháng.
Lời kết
Qua đây các bạn đã hiểu rõ quản trị website là gì rồi đúng không nào. Quản trị website không phải là một công việc tùy tiện mà là một hệ thống hoạt động chuyên nghiệp đòi hỏi kiến thức đa lĩnh vực từ kỹ thuật đến tiếp thị. Vai trò của người quản trị website đã mở rộng từ người duy trì kỹ thuật thành nhà chiến lược số, chịu trách nhiệm về thành công tổng thể của doanh nghiệp trực tuyến.
Đừng để website của bạn chỉ đơn thuần là một “tờ rơi điện tử”. Hãy bắt đầu xây dựng quy trình quản trị website chuyên nghiệp ngay hôm nay. Bắt đầu với những bước cơ bản nhất: thiết lập sao lưu tự động, cài đặt chứng chỉ SSL, và tạo tài khoản Google Analytics.
Nếu bạn đang cảm thấy choáng ngợp với khối lượng công việc, hãy liên hệ ngay với Peak Agency qua số Hotline 0948 399 636 để tìm hiểu về dịch vụ quản trị website. Chúng tôi có những chuyên gia trong từng công việc như developer, content, design, SEO giúp website của bạn phát triển bền vững theo thời gian.
