Bạn có biết rằng 88% khách hàng sẽ không quay lại một website nếu họ gặp trải nghiệm tệ trong lần truy cập đầu tiên? Hiện nay, website không chỉ đơn thuần là một tấm biển hiệu trực tuyến mà còn là trái tim của mọi hoạt động kinh doanh. Quản trị website cơ bản là quá trình duy trì, cập nhật và tối ưu hóa một website để đảm bảo nó hoạt động hiệu quả, an toàn và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người dùng. Vậy để quản trị website cơ bản cần những gì, cùng Peak Agency đi tìm hiểu trong bài viết này nhé!
Mục lục bài viết
Quản trị website cơ bản là gì?
Quản trị website cơ bản bao gồm bốn khía cạnh chính mà mọi người quản trị cần nắm vững. Khía cạnh kỹ thuật đảm bảo website hoạt động trơn tru, bao gồm việc quản lý máy chủ, cơ sở dữ liệu, và xử lý các vấn đề về hiệu suất. Khía cạnh nội dung tập trung vào việc tạo ra, cập nhật và tối ưu hóa thông tin để thu hút và giữ chân người dùng. Khía cạnh tiếp thị kết hợp tối ưu hóa công cụ tìm kiếm, phân tích dữ liệu và chiến lược để tăng khả năng hiển thị trực tuyến. Cuối cùng, khía cạnh bảo mật bảo vệ website khỏi các mối đe dọa và đảm bảo dữ liệu người dùng được an toàn.
Khác nhau giữa quản trị và thiết kế website
Nhiều người mới bắt đầu thường nhầm lẫn giữa thiết kế website và quản trị website. Thiết kế website giống như việc xây dựng một ngôi nhà với việc tập trung vào kiến trúc, bố cục, màu sắc và giao diện người dùng trong giai đoạn khởi tạo. Ngược lại, quản trị website giống như việc bảo trì ngôi nhà đó với việc đảm bảo hệ thống điện hoạt động, nước sạch, bảo mật, và liên tục cải thiện để phù hợp với nhu cầu thay đổi của cư dân.
Trong khi thiết kế website thường có điểm kết thúc rõ ràng khi sản phẩm hoàn thành, quản trị website là quá trình không bao giờ ngừng nghỉ. Một website được thiết kế đẹp nhưng không được quản trị tốt sẽ nhanh chóng trở nên lỗi thời, chậm, không an toàn và cuối cùng là mất đi người dùng. Ngược lại, một website có thiết kế đơn giản nhưng được quản trị chuyên nghiệp có thể duy trì hiệu suất cao và liên tục cải thiện để đáp ứng nhu cầu người dùng.
Tầm quan trọng của quản trị website
Để hiểu rõ tầm quan trọng của quản trị website, chúng ta hãy phân tích qua ba khía cạnh chính như sau:
- Về kỹ thuật: một website cần được duy trì thường xuyên để đảm bảo tốc độ tải nhanh, tính tương thích với các trình duyệt khác nhau và khả năng hoạt động ổn định. Máy chủ cần được giám sát, cơ sở dữ liệu cần được tối ưu và các bản cập nhật bảo mật phải được cài đặt kịp thời.
- Về nội dung: website cần có chiến lược nội dung rõ ràng với việc đăng tải thường xuyên các bài viết chất lượng, hình ảnh được tối ưu và thông tin được cập nhật liên tục. Nội dung không chỉ phục vụ người đọc mà còn là yếu tố quan trọng cho SEO, giúp website xuất hiện cao hơn trên kết quả tìm kiếm.
- Về tiếp thị số: đòi hỏi việc tích hợp các công cụ phân tích, theo dõi hành vi người dùng và triển khai các chiến dịch marketing hiệu quả. Cuối cùng, bảo mật website là yếu tố không thể thiếu khi mà tỷ lệ tấn công mạng tăng 67% trong năm qua.
Một nghiên cứu gần đây cho thấy các website không được quản trị đúng cách có thể mất đến 40% lưu lượng truy cập và 25% doanh thu trong vòng sáu tháng đầu. Thời gian tải trang chậm chỉ 3 giây đã khiến 53% người dùng di động rời khỏi website, trong khi website bị hack có thể mất 6-12 tháng mới phục hồi được uy tín và thứ hạng SEO.
Phạm vi công việc của quản trị website cơ bản
1. Quản trị và cập nhật giao diện website
Đội ngũ quản trị website cần đảm bảo rằng giao diện website luôn thân thiện, dễ sử dụng và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.
Không chỉ dừng lại ở việc đóng góp ý tưởng thiết kế, người quản lý website còn phải thường xuyên kiểm tra và xử lý các vấn đề kỹ thuật như lỗi hình ảnh, bảng biểu (table), liên kết nội bộ và liên kết ngoài (internal/external link), cũng như các lỗi trong mã nguồn (code web). Những lỗi này không chỉ làm giảm tính thẩm mỹ của website mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của người dùng, gây mất điểm trong mắt khách hàng tiềm năng.
2. Lập kế hoạch nội dung định kỳ
“Content is King” – Một nguyên tắc vàng trong lĩnh vực digital marketing chưa bao giờ mất đi giá trị.
Google luôn ưu tiên những website có nội dung được cập nhật thường xuyên, mang lại giá trị thông tin mới mẻ và hữu ích cho người dùng. Vì thế, vai trò của quản trị viên là phải nắm rõ tình trạng nội dung hiện tại trên website, từ đó xây dựng kế hoạch tạo mới và tối ưu hóa nội dung sao cho phù hợp với xu hướng tìm kiếm.
Khi triển khai nội dung, cần đảm bảo rằng từng bài viết đều phản ánh rõ nét sứ mệnh doanh nghiệp và triết lý kinh doanh. Đồng thời, nội dung cần khéo léo giới thiệu thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ để tạo sự kết nối mạnh mẽ với khách hàng tiềm năng.
3. Xây dựng kế hoạch tối ưu hóa website
Bên cạnh việc phát triển nội dung chất lượng, website cũng cần đáp ứng các tiêu chí kỹ thuật để cải thiện thứ hạng trên các công cụ tìm kiếm.
Do đó, một quản trị viên website không thể thiếu kiến thức cơ bản về SEO. Điều này giúp họ phối hợp hiệu quả với đội ngũ SEO để đưa ra chiến lược tối ưu hóa toàn diện, từ cấu trúc website, tốc độ tải trang, đến việc sử dụng từ khóa phù hợp.
4. Quản lý đường truyền hosting và sao lưu dữ liệu
Đảm bảo sự ổn định của đường truyền hosting là một trong những nhiệm vụ quan trọng khi quản lý website. Hosting hoạt động ổn định sẽ giúp website vận hành mượt mà, tránh gián đoạn gây ảnh hưởng đến người dùng.
Ngoài ra, việc sao lưu dữ liệu định kỳ là một bước không thể bỏ qua. Điều này giúp bảo vệ thông tin quan trọng của website trong trường hợp xảy ra sự cố nghiêm trọng với hosting, đồng thời đảm bảo khả năng phục hồi nhanh chóng để duy trì hoạt động bình thường.
5. Triển khai quảng cáo và tăng cường traffic cho website
Để tăng lượng truy cập vào website, ngoài việc tập trung vào SEO, bạn có thể kết hợp với Google Ads để triển khai các chiến dịch quảng cáo hiệu quả.
Nếu ngân sách hạn chế, bạn có thể tận dụng các phương pháp khác như chia sẻ bài viết lên mạng xã hội hoặc thực hiện chiến dịch Email Marketing. Việc phối hợp nhiều hình thức Marketing Online sẽ mang lại kết quả tốt hơn so với việc chỉ tập trung vào một kênh duy nhất.
6. Đánh giá hiệu quả quản trị website định kỳ
Việc đánh giá hiệu quả công việc là bước không thể thiếu trong bất kỳ lĩnh vực nào, và quản trị website cũng không ngoại lệ.
Hãy thường xuyên xem xét lại các hoạt động quản trị để xác định những điểm mạnh cần phát huy và những điểm yếu cần cải thiện. Đồng thời, đưa ra các giải pháp tối ưu hóa nhằm nâng cao chất lượng website, thu hút thêm nhiều người dùng và gia tăng giá trị cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Dịch vụ chăm sóc website tại Peak Agency
Kỹ năng cần có khi quản trị website cơ bản
Một người quản trị web cần đảm nhiệm nhiều công việc đa dạng, từ bảo trì hệ thống đến tối ưu hóa hiệu suất website, đòi hỏi sự thành thạo ở nhiều kỹ năng để đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ. Dưới đây là những kỹ năng quan trọng mà Peak Agency đã chọn lọc:
- Thành thạo HTML: Để phát triển và quản lý website, việc nắm vững kiến thức cơ bản về HTML là điều không thể thiếu. Nếu bạn sử dụng nền tảng như WordPress, việc tìm hiểu cách sử dụng các plugin sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Ngoài ra, tận dụng các công cụ hỗ trợ, nền tảng hoặc các phím tắt thông minh sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm bớt sự lặp lại không cần thiết và tăng hiệu quả công việc.
- Kỹ năng thiết kế đồ họa cơ bản: Một quản trị viên web không chỉ cần hiểu về cách vận hành hệ thống mà còn phải có kiến thức cơ bản về thiết kế đồ họa. Điều này bao gồm khả năng chỉnh sửa hình ảnh và thiết kế giao diện web sao cho hấp dẫn và phù hợp với trải nghiệm người dùng. Dù không cần chuyên sâu như các nhà thiết kế chuyên nghiệp, việc nắm bắt những nguyên tắc cơ bản sẽ giúp bạn cải thiện chất lượng công việc đáng kể.
- Hiểu biết về UX/UI: UX (trải nghiệm người dùng) và UI (giao diện người dùng) là hai yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của một website. Một quản trị viên web cần hiểu cách tối ưu hóa UX/UI để đảm bảo website không chỉ đẹp mắt mà còn dễ sử dụng, tạo cảm giác thoải mái cho khách truy cập.
- Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO): SEO là một kỹ năng không thể thiếu để giúp website đạt thứ hạng cao trên các công cụ tìm kiếm. Hiểu rõ về cách sản xuất nội dung sao cho phù hợp với thuật toán của Google, đồng thời tránh vi phạm các quy định, sẽ giúp website của bạn duy trì vị trí tốt và tăng khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên, kết quả SEO không phải lúc nào cũng như mong đợi, vì nó còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau.
- Kỹ năng viết lách: Trong trường hợp thiếu nhân sự hoặc tài nguyên, khả năng viết lách sẽ trở thành một lợi thế lớn. Kỹ năng này không chỉ hỗ trợ bạn trong việc sản xuất nội dung cho website mà còn giúp sao chép điểm mạnh từ các chiến dịch truyền thông xã hội, tạo nên sự đồng nhất và ấn tượng trong chiến lược tiếp thị.
- Xây dựng chiến lược nội dung: Chiến lược nội dung đóng vai trò cốt lõi trong việc quản trị web, bởi nó là chìa khóa để thu hút và giữ chân khách hàng. Một chiến lược nội dung tốt không chỉ tập trung vào tiếp thị mà còn bao gồm tư vấn, giải thích thông tin một cách chuyên nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn và xây dựng mối quan hệ lâu dài với họ.
Tóm lại, để trở thành một nhà quản trị web giỏi, bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng đa dạng và không ngừng học hỏi để đáp ứng mọi yêu cầu của công việc. Mỗi kỹ năng đều đóng góp quan trọng vào sự thành công chung của website và doanh nghiệp.
Checklist công việc quản trị website cơ bản cho người mới đầu
Dù bạn đang tự học quản trị website qua các khóa học trực tuyến, tìm kiếm sự hướng dẫn từ các chuyên gia ở bất kỳ đâu, hay thậm chí chưa thực sự hiểu rõ công việc quản trị website là gì, thì checklist dưới đây sẽ là một công cụ không thể thiếu để bạn đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bước quan trọng nào trong quá trình quản lý và vận hành website một cách hiệu quả.
Công việc hàng ngày
1. Sao lưu dữ liệu website: Đây là bước không thể bỏ qua để phòng ngừa rủi ro. Trong trường hợp website hoặc hosting gặp sự cố, việc có sẵn bản sao lưu sẽ giúp bạn nhanh chóng khôi phục trạng thái hoạt động ban đầu. Tốt nhất, hãy lưu trữ cả file WordPress và dữ liệu offline mỗi ngày để đảm bảo an toàn tối đa.
2. Giám sát thời gian hoạt động của website (Uptime): Tình trạng downtime không chỉ làm gián đoạn hoạt động của website mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số và tỷ lệ chuyển đổi. Đăng ký sử dụng các công cụ giám sát trực tuyến miễn phí để nhận thông báo ngay khi website bị downtime. Nếu website thường xuyên gặp vấn đề này, hãy xem xét nâng cấp gói hosting hoặc chuyển sang nhà cung cấp dịch vụ hosting đáng tin cậy hơn.
3. Kiểm tra và báo cáo về bảo mật: Các mối đe dọa từ phần mềm độc hại và các rủi ro bảo mật ngày càng trở nên phổ biến. Do đó, bạn cần thường xuyên kiểm tra và cảnh giác để ngăn chặn nguy cơ website bị tấn công hoặc nhiễm mã độc.
Công việc hàng tuần
4. Cập nhật WordPress, giao diện (theme) và plugin: Việc cập nhật kịp thời các phiên bản mới nhất không chỉ giúp cải thiện tính năng mà còn bảo vệ website khỏi các lỗ hổng bảo mật tiềm ẩn.
5. Kiểm tra khả năng hiển thị trên nhiều trình duyệt: Đảm bảo rằng website của bạn hoạt động mượt mà trên các trình duyệt khác nhau và không gặp lỗi về bố cục hoặc định dạng. Đừng quên kiểm tra phiên bản dành cho thiết bị di động để đảm bảo website có tính tương thích cao và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.
Công việc hàng tháng và hàng quý
6. Phân tích website: Sử dụng các công cụ như Google Analytics để thực hiện phân tích chi tiết về các yếu tố SEO. Tìm hiểu nguồn traffic đến từ đâu, thời gian người dùng ở lại website, và các trang được xem nhiều nhất. Từ đó, đánh giá sự tăng trưởng của website, tối ưu hóa các trang mang lại lượng truy cập cao, đồng thời cải thiện hoặc thay thế những trang có chất lượng kém.
7. Kiểm tra tốc độ tải trang: Định kỳ kiểm tra tốc độ tải trang, đặc biệt sau khi thêm các file media hoặc plugin mới. Việc này giúp đảm bảo website không bị chậm đi, mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.
8. Kiểm tra form: Mỗi tháng nên kiểm tra các form trên website bằng cách thử điền thông tin để đảm bảo chúng hoạt động mượt mà và không gặp lỗi khi người dùng tương tác.
9. Loại bỏ theme hoặc plugin không cần thiết: Cứ ba tháng một lần, lọc ra những theme và plugin không còn sử dụng. Sau đó, thực hiện việc deactivate và xóa hoàn toàn chúng để giảm tải cho website.
10. Kiểm tra backup: Mặc dù việc backup dữ liệu nên thực hiện hàng ngày, nhưng bạn vẫn cần định kỳ kiểm tra vị trí lưu trữ file backup. Đồng thời, đánh giá hiệu quả của kế hoạch dự phòng để đảm bảo dữ liệu được bảo vệ tốt nhất trước mọi sự cố.
11. Tối ưu cơ sở dữ liệu: Các nền tảng như WordPress thường trở nên nặng nề theo thời gian do các bản nháp, bình luận spam và các bài đăng cần sửa đổi. Việc tối ưu cơ sở dữ liệu thường xuyên sẽ giúp website hoạt động mượt mà và hiệu quả hơn.
Công việc hàng năm
12. Cập nhật copyright: Thông tin copyright trong phần footer cần được cập nhật theo năm hiện tại. Điều này không chỉ giúp website chuyên nghiệp hơn mà còn tạo sự tin tưởng để khách hàng liên hệ với bạn.
13. Đánh giá plugin và theme: Hàng năm, xem xét lại tất cả các plugin đang sử dụng để đánh giá hiệu suất của chúng. Đồng thời, đảm bảo rằng theme đang dùng đáp ứng tiêu chuẩn mới nhất của WordPress và cập nhật code nếu cần thiết để duy trì tính ổn định và bảo mật cho website.
Lời kết
Quản trị website cơ bản là một kỹ năng quan trọng trong thời đại số hóa hiện tại, đòi hỏi sự kết hợp giữa kiến thức kỹ thuật, kỹ năng quản lý nội dung, và khả năng phân tích dữ liệu. Hành trình từ người mới bắt đầu đến người quản trị website thành thạo không chỉ đơn thuần là học các công cụ và kỹ thuật, mà còn là quá trình phát triển tư duy chiến lược và khả năng giải quyết vấn đề.
Nếu bạn cảm thấy quá tải với hàng loạt công việc quản trị website từ việc cập nhật nội dung, tối ưu hóa SEO, đảm bảo an toàn bảo mật, cho đến xử lý các vấn đề kỹ thuật phức tạp thì đã đến lúc để Peak Agency trở thành người bạn đồng hành đáng tin cậy của bạn.
Với dịch vụ quản trị website chuyên nghiệp, đội ngũ giàu kinh nghiệm của Peak Agency sẽ đảm nhận toàn bộ các khâu từ A đến Z. Chúng tôi cam kết giữ cho website của bạn luôn vận hành ổn định, tối ưu hóa hiệu quả và mang lại giá trị bền vững cho doanh nghiệp.
Hãy để Peak Agency gánh vác phần kỹ thuật để bạn có thể tập trung toàn lực vào việc phát triển chiến lược kinh doanh và tạo dựng thành công. Đừng chần chừ! Liên hệ với Peak Agency qua số Hotline 0948 399 636 để nhận được sự tư vấn tận tình và giải pháp tối ưu nhất dành riêng cho doanh nghiệp bạn!
