Dịch vụ vận hành sàn thương mại điện tử chuyên nghiệp

Gian hàng đã mở trên sàn thương mại điện tử nhưng đơn hàng vẫn ít, chi phí quảng cáo cao và khó kiểm soát hiệu quả? Rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn vì thiếu đội ngũ vận hành chuyên nghiệp và quy trình bài bản. Dịch vụ vận hành sàn thương mại điện tử tại Peak Agency giúp tối ưu toàn diện từ quản lý gian hàng, nội dung sản phẩm, quảng cáo đến chăm sóc khách hàng và xử lý đơn giúp tăng doanh thu và phát triển bền vững.

Dịch vụ vận hành sàn thương mại điện tử là gì?

Dịch vụ vận hành sàn thương mại điện tử là giải pháp outsourcing toàn bộ hoặc một phần hoạt động kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop cho các agency chuyên môn. Thay vì phải tự mình xây dựng team in-house và học hỏi từ đầu, doanh nghiệp có thể tận dụng kinh nghiệm và chuyên môn của những đơn vị đã vận hành hàng trăm gian hàng thành công.

Phạm vi công việc của dịch vụ vận hành sàn thương mại điện tử bao gồm:

• Setup và tối ưu gian hàng với listing chuẩn SEO, hình ảnh chất lượng cao và video sản phẩm thu hút
• Vận hành đơn hàng từ xử lý, đóng gói đến liên kết với đơn vị vận chuyển
• Chăm sóc khách hàng qua chat, xử lý review và giải quyết khiếu nại một cách chuyên nghiệp
• Marketing trên sàn với quảng cáo, voucher, flash sale và livestream định kỳ
• Phân tích dữ liệu và báo cáo KPI để tối ưu hiệu quả kinh doanh liên tục

Mục đích chính của dịch vụ này là giảm gánh nặng vận hành cho chủ doanh nghiệp, giúp họ có thể tập trung vào phát triển sản phẩm và chiến lược kinh doanh dài hạn. Điểm khác biệt lớn nhất so với việc xây dựng website riêng là bạn đang kinh doanh trên nền tảng có sẵn hàng triệu người dùng, không phải lo về hosting, bảo mật hay thu hút traffic từ đầu.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ vận hành sàn thương mại điện tử

Tiết kiệm 50-70% chi phí so với team in-house: Agency có lợi thế kinh tế nhờ mua các phần mềm và tool theo gói enterprise với giá ưu đãi, sau đó chia sẻ chi phí này cho nhiều client. Bạn không cần đầu tư ban đầu cho đào tạo nhân viên, không lo về chi phí nghỉ phép, bảo hiểm hay các vấn đề nhân sự khác.

Tiếp cận công cụ và dữ liệu chuyên nghiệp: Agency chuyên nghiệp sử dụng hàng chục công cụ cao cấp mà doanh nghiệp nhỏ khó có thể đầu tư. Tổng chi phí các công cụ này lên đến 40-60 triệu đồng mỗi năm. Khi thuê agency, bạn chỉ trả khoảng 20-30% qua phí dịch vụ nhưng được sử dụng đầy đủ các tool này.

Rút ngắn thời gian triển khai từ 6 tháng xuống 1 tháng: Thời gian là tài sản quý giá trong kinh doanh. Nếu tự vận hành, timeline thường kéo dài 6 tháng. Ngược lại, khi thuê agency chỉ mất 1 tháng, việc rút ngắn 5 tháng có nghĩa là tiết kiệm được chi phí từ 150-200 triệu mà bạn có thể đạt được nếu triển khai sớm hơn.

Giảm rủi ro vi phạm chính sách sàn: Hình ảnh sai quy định với chữ chiếm quá 30% diện tích hoặc có watermark của shop khác. Từ khóa spam và nhồi nhét quá mức dẫn đến penalty giảm ranking. Giá gạch không trung thực với giá gốc ảo quá cao. Review ảo bị Shopee phạt từ 1-5 triệu đồng mỗi lần phát hiện. Hàng giả hoặc không có hóa đơn VAT có thể bị khóa shop vĩnh viễn.

Tập trung vào sản phẩm và chiến lược kinh doanh: Chủ shop tự vận hành là họ dành 60-70% thời gian cho các công việc lặp lại như chat chăm sóc khách hàng, in đơn hàng, check tồn kho. Chỉ còn lại 30% thời gian cho việc phát triển sản phẩm và chiến lược. Khi outsource vận hành, bạn giải phóng được hơn 50 giờ mỗi tuần. Thời gian này có thể được dùng để research và phát triển sản phẩm mới hoặc mở rộng sang thị trường mới.

Linh hoạt mở rộng quy mô theo mùa vụ: Bài toán mùa vụ là thách thức lớn với mọi shop. Các đợt sale lớn như Tết, 9/9, 10/10, 11/11, 12/12 thường đòi hỏi tăng 3-5 lần nhân lực. Nếu có team in-house, bạn phải thuê thêm part-time nhưng khó training và chất lượng không ổn định. Agency có lợi thế là sẵn có pool từ 50-100 freelancer đã được đào tạo và có thể scale team ngay lập tức.

Dịch vụ vận hành sàn thương mại điện tử gồm những gì?

Quản lý gian hàng chuyên nghiệp: Việc tối ưu gian hàng không chỉ đơn giản là đăng sản phẩm lên sàn. Các chuyên gia vận hành sẽ tối ưu tiêu đề với keyword density từ 3-5%, đảm bảo sản phẩm xuất hiện khi khách hàng tìm kiếm. Mô tả sản phẩm được viết theo chuẩn A+ content với cấu trúc rõ ràng, giải quyết đúng pain point của khách hàng. Hình ảnh phải đạt chuẩn 1200x1200px, video giới thiệu 360 độ giúp khách hàng hình dung rõ sản phẩm.

Vận hành đơn hàng và chăm sóc khách hàng: Một trong những yếu tố quyết định thành công là tốc độ xử lý đơn hàng và chất lượng chăm sóc khách hàng. Agency chuyên nghiệp sẽ tích hợp với nhiều đơn vị vận chuyển như GHN, GHTK, Viettel Post để đảm bảo giao hàng nhanh chóng. Quy trình xử lý hoàn trả và đổi hàng được chuẩn hóa, giảm thiểu tỷ lệ hủy đơn.

Marketing trên sàn hiệu quả: Không chỉ dừng lại ở việc đăng sản phẩm, dịch vụ vận hành sàn thương mại điện tử còn bao gồm chiến lược marketing toàn diện. Shopee Ads và Lazada Sponsored được setup với CPC từ 1.000-5.000 đồng tùy theo ngành hàng và mức độ cạnh tranh. Các chương trình flash sale được đăng ký và tối ưu để tận dụng khung giờ vàng 9-12h và 20-22h. Voucher được phát hành theo chiến lược rõ ràng như miễn ship cho đơn từ 50k hoặc giảm 15% cho đơn từ 200k.

Phân tích và báo cáo chi tiết: Dữ liệu là chìa khóa để tối ưu hiệu quả kinh doanh. Các agency cung cấp dashboard real-time hiển thị các chỉ số quan trọng như GMV, số đơn hàng, ROAS, tỷ lệ chuyển đổi. Báo cáo được gửi định kỳ hàng tuần và hàng tháng, giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình kinh doanh.

Dịch vụ vận hành sàn thương mại điện tử tại Peak Agency

Bước 1: Audit và nghiên cứu thị trường

Giai đoạn đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình vận hành là nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường và đối thủ cạnh tranh. Peak Agency sẽ phân tích 10 đối thủ hàng đầu trên Shopee và Lazada trong ngành hàng của bạn, xem xét chi tiết về chiến lược giá, số lượng review, từ khóa họ đang sử dụng và các chiến dịch quảng cáo đang chạy.

Các công cụ chuyên nghiệp được sử dụng bao gồm Beecost để phân tích doanh số ước tính, AZInsight để nghiên cứu từ khóa và Keyword Planner tích hợp sẵn trên các sàn. Output của giai đoạn này là một báo cáo chi tiết về cơ hội thị trường, điểm mạnh yếu của đối thủ và danh sách 50-100 từ khóa tiềm năng được sắp xếp theo mức độ ưu tiên.

Bước 2: Setup gian hàng

Sau khi có đủ insight, Peak Agency thiết lập gian hàng theo đúng chuẩn. Đầu tiên là đăng ký tài khoản seller với đầy đủ giấy tờ pháp lý như giấy phép kinh doanh, CMND và hợp đồng thuê kho nếu cần. Shop profile được thiết kế chuyên nghiệp với banner 1920x500px, logo rõ nét và các chính sách đổi trả minh bạch.

Bước 3: Quản lý sản phẩm

Sau khi gian hàng đã được setup, công việc hàng ngày đòi hỏi sự tỉ mỉ và nhất quán. Việc cập nhật tồn kho phải được thực hiện real-time thông qua tích hợp với hệ thống ERP như Sapo hoặc Haravan, tránh tình trạng oversell gây khách hàng phàn nàn.

Quản lý biến thể sản phẩm là một nghệ thuật, đặc biệt với các sản phẩm có nhiều size, màu sắc và combo. Shopee cho phép tối đa 50 biến thể trên mỗi sản phẩm, và việc setup đúng cách sẽ giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi. Chiến lược pricing cần được điều chỉnh linh hoạt dựa trên giá của đối thủ và các chương trình flash sale, voucher đang chạy.

Bước 4: Xử lý đơn hàng

Tốc độ xử lý đơn hàng ảnh hưởng trực tiếp đến điểm đánh giá của shop. Quy trình chuẩn gồm 3 bước: Xác nhận đơn hàng trong vòng 2 giờ sau khi khách đặt, in vận đơn trong vòng 4 giờ, và giao cho đơn vị vận chuyển trong vòng 24 giờ.

Việc tích hợp với 3-5 đơn vị vận chuyển khác nhau giúp tối ưu chi phí và thời gian giao hàng. Ví dụ, GHN thường được ưu tiên cho các đơn nội thành do tốc độ nhanh, trong khi Viettel Post phù hợp cho đơn hàng ngoại thành với chi phí cạnh tranh.

Bước 5: Chiến lược marketing tổng thể

Marketing trên sàn thương mại điện tử đòi hỏi sự kết hợp của nhiều kênh khác nhau. Shopee Ads với hai dạng chính là CPC campaign (trả tiền theo click với giá từ 1.000-5.000 đồng tùy từ khóa) và CPM display (hiển thị banner tại vị trí nổi bật trong shop). Tương tự, Lazada có Lazada Sponsored với Product Ads và Sponsored Discovery.

Flash sale là cơ hội vàng để tăng đơn hàng nhanh chóng. Tuy nhiên, bạn phải đăng ký trước 2-4 tuần và cam kết giảm giá từ 20-40%. Các slot giờ vàng như 9-12h và 20-22h thường mang lại hiệu quả cao nhất do lượng người dùng truy cập đông đỉnh. Voucher cần được phát hành theo chiến lược rõ ràng: miễn ship cho đơn từ 50k để giảm rào cản mua hàng, giảm 15% cho đơn từ 200k để tăng giá trị đơn hàng trung bình.

Bước 6: Dashboard KPI

GMV (Gross Merchandise Value) là tổng giá trị đơn hàng, phản ánh quy mô kinh doanh tổng thể. Số đơn hàng và AOV (Average Order Value) giúp bạn hiểu khách hàng đang mua ít đơn giá cao hay nhiều đơn giá thấp. ROAS cho biết hiệu quả của từng đồng chi quảng cáo, benchmark tốt là trên 3x. Tỷ lệ chuyển đổi từ visitor thành order thường dao động 1-3% tùy ngành hàng. Cuối cùng là tỷ lệ hủy đơn, cần duy trì dưới 5% để không bị phạt bởi sàn.

Bước 7: Tối ưu liên tục

Phân tích hành vi khách hàng qua heat map và scroll depth từ các video recording tool giúp hiểu họ đang chú ý vào phần nào của trang sản phẩm, từ đó điều chỉnh layout cho phù hợp. Một insight thú vị là việc tối ưu CSKH để phản hồi chat dưới 3 phút có thể tăng tỷ lệ chuyển đổi lên đến 15%. Mỗi quý nên có một buổi review tổng thể để đánh giá lại toàn bộ chiến lược, xem chiến thuật nào hiệu quả, chiến thuật nào cần điều chỉnh hoặc thậm chí pivot hoàn toàn nếu thị trường có biến động lớn.

Xem thêm: Dịch vụ marketing đa kênh tại Peak Agency

Báo giá dịch vụ vận hành sàn thương mại điện tử tại Peak Agency

Lưu ý: Bảng báo giá trên chỉ mang tính chất tham khảo. Chi phí thực tế có thể điều chỉnh tùy theo ngành hàng, số lượng SKU, quy mô gian hàng và yêu cầu vận hành cụ thể. Liên hệ ngay với Peak Agency qua số Hotline 0948 399 636 để được tư vấn và báo giá cụ thể theo từng lĩnh vực.

Tiêu chí chọn đơn vị cung cấp dịch vụ vận hành sàn thương mại điện tử

Kinh nghiệm tối thiểu 3 năm: Kinh nghiệm là yếu tố quan trọng hàng đầu bởi thuật toán sàn thay đổi liên tục và cần kinh nghiệm thực chiến để thích nghi. Cách check kinh nghiệm: xem website hoặc fanpage đã hoạt động hơn 3 năm chưa, hỏi số lượng client đã và đang phục vụ (tối thiểu 50 client trở lên), yêu cầu xem case study cụ thể trong ngành hàng tương tự với bạn.

Chứng nhận chính thức từ sàn: Các chứng nhận như Shopee Preferred Partner, Shopee Service Partner, Lazada Certified Agency, hoặc TikTok Shop Official Partner cho thấy agency được sàn công nhận và tin tưởng. Lợi ích lớn nhất là được sàn hỗ trợ ưu tiên với account manager riêng, xử lý sự cố nhanh hơn và có quyền truy cập insight độc quyền.

Portfolio đa dạng ngành hàng: Portfolio tốt phải có tối thiểu 5-10 case study với số liệu cụ thể như GMV tăng bao nhiêu, ROAS đạt bao nhiêu, trong thời gian bao lâu. Ưu tiên agency có kinh nghiệm trong ngành hàng của bạn như thời trang, điện tử, FMCG.

Hợp đồng chi tiết và rõ ràng: Hợp đồng phải có 10 điều khoản bắt buộc: phạm vi công việc cụ thể với deliverables rõ ràng, thời hạn hợp đồng và điều kiện gia hạn, bảng giá chi tiết gồm phí cố định và phí biến đổi theo GMV hoặc ads spend, KPI cam kết về GMV, ROAS và số đơn, trách nhiệm mỗi bên với việc agency làm gì và client cung cấp gì, quyền sở hữu data và tài khoản thuộc về client và bảo mật thông tin với NDA.

KPI đo lường thực tế: KPI tốt phải cụ thể và đo lường được như “Tăng GMV từ 50 triệu lên 150 triệu trong 6 tháng” (tăng 200%) hoặc “ROAS đạt trên 3.5x cho Shopee Ads”. KPI xấu là những câu mơ hồ như “Tăng doanh thu đáng kể” hoặc “Tối ưu hiệu quả” mà không thể đo lường.

Lời kết

Vận hành sàn thương mại điện tử hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc đăng sản phẩm hay chạy quảng cáo, mà đòi hỏi chiến lược dài hạn, quy trình rõ ràng và đội ngũ chuyên môn vững. Việc lựa chọn đúng đơn vị vận hành sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và tăng trưởng doanh thu bền vững. Peak Agency cung cấp dịch vụ vận hành sàn thương mại điện tử toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu gian hàng, kiểm soát chi phí và tăng trưởng doanh thu bền vững.

Nếu bạn đang muốn phát triển gian hàng trên Shopee, Lazada hay TikTok Shop một cách chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay Peak Agency qua số Hotline 0948 399 636 để được tư vấn giải pháp phù hợp và bắt đầu tối ưu hiệu quả kinh doanh trên sàn.

Xem thêm: Dịch vụ marketing cho nhà hàng